Бюджет проекта разрабатывается на основе стоимости каждой задачи, которая вычисляется на основе исторических данных или вычислений. И здесь мы использовали концепцию резервов для обеспечения гибкости бюджета и прозрачности всех издержек. Часто требуется оценить и поток наличных средств (необходимых), это поможет вам и вашей компании справляться с большими расходами в проекте. Жесткий контроль средств должен присутствовать в проекте любого размера, но большее внимание ему надо уделять в длинных, сложных и дорогих проектах или же, если стоимость является наименее гибким элементом.
Выявление рисков проекта и управление ими также входит в число важных элементов, к сожалению, им часто пренебрегают в управлении IT-проектами. Риск всего проекта в целом или его элементов (объем, время, стоимость или качество) должны быть четко определены. Они должны быть рассортированы по двум критериям: вероятности реализации и воздействию на проект. Для оценки большого числа рисков полезно бывает использовать систему весов для каждого из них. Обязательно надо установить риск с самой большой вероятностью реализации и степенью воздействия на проект.
Такая оценка бывает достаточно субъективной и надо привлечь на помощь проектную группу, а может быть и внешних экспертов. После того, как составлен список рисков, вместе с проектной группой надо разработать альтернативные пути движения проекта. Альтернативы позволяют вам либо совсем избежать риска, либо снизить его до приемлемого уровня. Порой альтернативы, найденные на этом этапе, бывают действительно великими идеями, которые существенно повышают качество проекта. После того, как риски и альтернативы (называемые еще стратегиями снижения рисков или планами избежания) разработаны, вы должны определить триггеры, которые дадут вам и вашей группе возможность знать с определенностью, что риск реализовался и как надо действовать в этом случае. На посту менеджера IT-проекта вы будете реагировать на такие «аварийные ситуации» по заранее разработанному плану.
Обязательно запланируйте в бюджете расходы на благоустройство и облагораживание дизайна офисного помещения. Как правило, типичный дизайн офиса чрезвычайно уныл и не способствует повышению работоспособности. Возможностей его улучшить — масса! Например, можно выбрать на сайте коипании Royal Textiles оригинальные дизайнерские шторы, которые создадут в офисном помещении атмосферу уюта и умиротворения.
Важным элементом планирования проекта становится добавление деталей в план коммуникаций. Он уже был разработан в виде составной части процессов и процедур проекта, но теперь, когда вы добавили к проекту много деталей, вы можете модифицировать ваш план по мере необходимости. Регулярное и продуманное предоставление всей необходимой информации о проекте нужным людям поможет вам избежать ненужных слухов, которые неизбежно возникают при отсутствии реальных сведений.
Окончательный план проекта должен быть всеобъемлющим документом, содержащим в себе всю работу и детали, которые мы уже обсудили в предыдущих статьях. Вы должны проанализировать элементы проекта в свете всех деталей проекта, выработанных в результате этого этапа планирования.
Проверьте, что все требования соответствуют объему проекта и WBS. Проверьте адекватность всех процессов и процедур в проекте. Окончательный план надо представить спонсору проекта для окончательного одобрения перед началом реализации. Спонсор проекта может захотеть внести в проект определенные изменения, но если вы знакомили его с частями плана по мере их разработки для обсуждения и одобрения, то подобных изменений должно быть немного, если они вообще будут в этот момент. Не забывайте о том, что именно в этот момент проект может быть отложен, задержан или вообще прекращен. Хоть это и печальный итог развития событий, к нему надо быть готовым, поскольку лучше прекратить проект перед началом работы, чем после начала его реализации.
Наконец, сохраняйте копию окончательного плана проекта в безопасном месте, она бывает очень полезна на более поздних этапах. Этот план представляет собой базовое представление о проекте и может потом сравниваться с его реальными результатами. «Активный» окончательный план проекта должен быть живым, «дышащим» документов, который модернизируется по мере одобрения происходящих изменений.