После того, как вы решите, какие риски проекта вы собираетесь контролировать и что вы будете делать для этого (либо избегая их, либо минимизируя их воздействие), вам надо идентифицировать триггеры. Триггеры — это набор конкретных условий, в случае реализации которых, приводятся в действие альтернативные планы. Вообще, если вы заметили по предыдущим статьям из нашей серии, создание IT-проекта во многом схоже с разработкой грамотного бизнес-плана. Те же самые ключевые моменты: определение задач, планирование бюджета, подбор персонала, привлечение спонсоров, оценка и управление рисками и т.д. Также разработка бизнес плана может и должна учитывать триггеры, как возможность быстро и с минимальными финансовыми потерями задействовать альтернативный вариант. Но, конечно, разумней будет доверить работу над бизнес-планом надёжной компании.
Используя пример четырех программистов, которые могут быть заняты, когда у вас возникнет потребность в них, вы должны четко определить, когда начнете реализовывать «План В». Например, вы должны заранее найти двух внешних контрактников, которых будете привлекать к работе, когда внутренние программисты будут заняты. Вы понимаете, что это увеличит стоимость проекта, но вы знаете и то, что два этих контрактника будут работать на вас постоянно, поэтому от них вы можете получить больше пользы, чем от двоих работников компании (которых могут постоянно отвлекать вопросами, вызывать на встречи и т. д.).
Вы собираетесь использовать двух этих внешних контрактников только в том случае, если внутренние программисты будут заняты, поскольку спонсор вашего проекта не захочет платить наемных сотрудникам при малейшей возможности. Когда вы решите, что пришло время использовать этих контрактников? Естественно, вы не должны дожидаться старта выполнения задачи, чтобы обнаружить, что необходимые ресурсы заняты. В какой момент вы решите использовать этих контрактников? На каких условиях?
Триггером для использования ваших контрактников может быть информация о наличии или отсутствии четырех программистов компании за месяц до начала работы над задачей. Это означает, что за два месяца до начала работы вам надо обратиться в кадровое агентство для поиска необходимых вам работников или связаться с теми, с кем вы уже работали, и получить от них устное согласие на участие в работе. Независимо от предпринимаемых действий, вы должны обозначить точное время их начала и последовательность. Тогда после начала проекта, когда окажется, что три из четырех программистов компании не смогут работать на вас, у вас будет четкий план действий для продолжения работы.
Триггеры должны быть ясными недвусмысленными формулировками типа «делать» или «не делать». Вы и члены вашей группы должны четко понимать, что время принятия решения (триггерное время) пришло, и какие шаги надо предпринимать. Это поможет вам существенно снизить время беготни «с выпученными от ужаса глазами» в поисках решения при возникновении проблем.
Ваш план снижения риска должен представлять из себя список задач, находящихся в зоне риска, уровень риска, альтернативный план и точку запуска (триггер). Вы можете добавить к плану еще некоторые подробности, например, имя того, кто принимает решение для запуска альтернативного плана (ответственный за выполнение задачи, проектная группа, менеджер проекта), кто должен одобрять альтернативный план (если он содержит дополнительные расходы, должен ли спонсор проекта его подписывать?), какова стоимость альтернативного плана и т. д. Будьте уверены в том, что у вас есть альтернативы и триггеры, чтобы вы могли легко реализовывать «План В», если реализуется риск, а также убедитесь, что вы учли в своем бюджете стоимость всех альтернатив в виде дополнительных резервов. Все эти детали должны быть отражены в специальном документе и включены в план проекта.