Если вы углубились достаточно далеко в планирование проекта и не организовали информирование обо всем происходящем людей, не входящих в проектную группу, то вы уже создали информационный вакуум для вашего проекта в своей компании. Если этапы определения и планирования занимают всего несколько дней или неделю, то до их завершения нет необходимости организовывать процесс коммуникаций.
В большинстве IT-проектов стадия планирования затягивается и, если недели проходят, а от IT-группы ничего не слышно о проекте, то люди будут делать предположения, в основном, негативные («Они не знают, что они делают», «Этот проект никогда не начнется»). Даже если такие слухи не начинают циркулировать, вы упускаете прекрасную возможность сфокусировать внимание людей на своем проекте и заразить их своим восторгом. Помните: существенная часть успеха проекта зависит от восприятия успеха всеми участниками. На восприятие проекта очень сильно влияют коммуникации, поэтому учитесь реализовывать коммуникации более часто, даже если у вас нет знания всех деталей.
Одна из наиболее частых причин провала коммуникаций состоит в том, в проекте есть много всего неизвестного. Большинство людей не любят говорить «Я не знаю», причем технократы не любят делать это еще больше других. Суть дела в том, что «Если я не знаю точно, что происходит, что же об этом рассказывать?» Это не так сложно, как считают многие люди, есть много способов сказать «Я не знаю» и не выглядеть при этом беспомощным. Простая электронная почта может донести до людей информацию о том, что вы находитесь на стадии планирования проекта и более подробной информации можно ожидать в ближайшие недели. Например, вы можете сказать «Мы находимся на стадии планирования проекта XYZ. Мы планируем предоставить детальный план проекта на суд руководства к следующей пятнице. До той поры вы будете получать информацию от членов проектной группы по мере того, как они будут собирать дополнительные сведения о проекте. Благодарим вас за понимание, будем держать вас в курсе дела». Что вы сказали тем самым? По сути дела то, что у вас недостаточно сведений для того, чтобы что-то рассказывать людям, но вы сделаете это в следующую пятницу. Это очень сильно отличается от «Я не знаю», при этом дает людям знание о проекте и ощущение того, что вы движетесь вперед.
В управлении проектами известную поговорку «Отсутствие новостей — хорошая новость» имеет смысл заменить другой: «Отсутствие новостей — это отсутствие новостей». Отсутствие новостей говорит о том, что у вас нет информации и ваша работа над проектом находится на этапе планирования, а также то, что популярность («визибилити») вашего проекта невелика. Это может означать, что у вас сложности с обеспечением обещанных ресурсов, поскольку менеджеры просто забыли о вашем проекте. Это может означать, что оплата счетов задерживается, поскольку бухгалтерия не предприняла необходимые шаги для закупки нужных ресурсов. Есть еще много причин для того, чтобы стараться сделать свой проект популярным, поэтому старайтесь регулярно рассказывать о нем даже на стадии определения и планирования, поскольку именно на этих этапах проектная работа еще не заметна большей части компании.
Как это можно использовать?
Помните, что каждый IT-проект включает в себя людей, технологию и бизнес. Эффективные коммуникации воздействуют на все три эти составные части. Люди планируют и внедряют проекты, люди делают проекты, люди определяют успех проекта. Рассказывайте о проекта и он будет более успешным.