Не секрет, что напряженная работа над IT-проектом здорово напрягает нервную систему, как и любая деятельность в тесном коллективе. Чтобы хоть слегка расслабиться и сбросить напряжение, можно завести в офисе домашнее животное. Благо, что сегодня купить домики для животных, наполнители для «туалетов», корм, минеральные добавки и все необходимые мелочи — давно уже не проблема. Достаточно оформить заказ в интернет-магазине, и вам всё привезут прямо в офис.
Впрочем, продолжим обсуждать вопросы бюджета:
В некоторых случаях рабочая сила даже не включается в издержки проекта, поскольку предполагается, что компания платит зарплаты и премии из фонда заработной платы. Поэтому в некоторых проектах единственные вещи, которые считаются издержками — это то, что можно купить, то есть сервера, кабельные сети, тестовое оборудование и т. д.
Чтобы создать бюджет вашего IT-проекта:
1. Оцените издержки для каждого блока работ (задачи) используя вычисления, исторические данные или мнения экспертов.
2. Согласуйте издержки всех задач проекта. Для основных задач, основных целей или этапных точек добавьте соответствующие резервы.
3. Сравните вычисленный бюджет проекта с запланированным бюджетом или тем, что был одобрен спонсором проекта.
4. Улаживайте все бюджетные разногласия либо, увеличивая бюджет, либо уменьшая объем проекта, увеличивая время выполнения или снижая качество (помните формулу четырех параметров: объем = время/стоимость/качество? Если меняется бюджет, то вместе с ним должно измениться и еще что-то).
Чтобы сверстать бюджет, внимательно проработайте каждую задачу в вашей WBS и добавьте ее стоимость к своим заметкам. Истории успешных проектов говорят о том, что надо создать бюджет для каждой главной цели и создавать резервы на этом уровне. Например, вы можете решить, что невелика вероятность перерасхода бюджета на этапе разработки сети, поэтому резервы можно ограничить 5%. А вот на этапе тестирования серверов (там, где вы закупаете и тестируете сервера) вероятность перерасхода средств велика, поэтому на этом этапе вы предусматриваете размер резервов в 20%. На этапе установки вы уверены в своем знании затрат и вас удовлетворят резервы в 10% для дополнительной прокладки кабелей или замены некоторых частей. На этапе тестирования и контроля перерасход бюджета маловероятен, поэтому резервы в 5% вполне достаточны. Таким образом вы не стараетесь разувать ни одну из ваших оценок и вы продуманно контролируете все возможные перерасходы средств на каждом этапе проекта. Это гораздо более прозрачный и эффективный способ управления бюджетом, он устраивает всех.
Анализируя все задачи и определяя элементы бюджета, вы в конце концов сверстаете достаточно точный бюджет. Однако, иногда при разработке задач люди, ответственные за их выполнение, упускают какие-то важные данные или же потребности в оборудовании. Именно для этого и предусматриваются резервы в бюджете; вы можете использовать образец бюджета IT-проекта с Интернет-сайта Syngress, с которого вы можете начать разработку своего бюджета.
Вас могут попросить оценить поток наличных средств в процессе реализации проекта. Некоторые компании требуют этого от менеджера IT-проекта, другие — нет. Независимо от этого, очень хорошо всегда контролировать поток наличности, поскольку в один прекрасный день вас могут попросить отчитаться об этом. Компаниям это часто требуется, поскольку им надо сверстывать и контролировать свой собственный бюджет. Если у вас короткий или малобюджетный проект, то этого может и не потребоваться.