Вот еще одна поговорка управления проектом: «Скорее всего все случайно пойдет неправильно, чем правильно». Это похоже на очень хороший удар в гольфе или в бейсболе — кажется, что мы можем повторять этот уникальный удар снова и снова, но наступает такой момент, когда наш изумительный удар не проходит (если, конечно, мы не входим в тройку лучших игроков мира). Как это ни печально, но это факт.
В управлении IT-проектом все обязательно пойдет не так, как вам хотелось бы. Чем больше времени вы проведете на этапе планирования (до этого момента), тем с большей вероятностью вы увидите «кочки» на своем пути и сможете избежать их. Вы наверняка не сумеете избавиться ото всех проблем, но этот этап — этап планирования — часто сокращается или отбрасывается вообще и это означает плохие результаты для одних проектов и полный провал — для других. На этапе планирования никогда не надо экономить время. Количество времени, которое вы потратите на этапе планирования, должно соответствовать сложности, объему и важности проекта. Не сокращайте этот этап! Это существенно улучшит окончательные результаты проекта.
1. Вход. У этот процесса управления IT-проектом есть два входа. Первый — это начальный план проекта, который должен использоваться для того, чтобы гарантировать то, что предпринятые шаги проекта удовлетворяют требованиям проекта, включая его объем, время выполнения, стоимость, качества, а также — функциональным и техническим требованиям. Второй вход — это ваша проектная группа, что означает, что к этому моменту она определена и сформирована. Хотя состав группы может меняться в процессе реализации проекта, ваша начальная группа должна быть готова помочь вам с выполнением стадии планирования этого IT-проекта.
2. Действие. Действие заключается в том, чтобы выполнить процесс планирования IT-проекта, обсуждаемый в этой главе. Эти действия помогут вам создать детальный план проекта, на основе которого вы можете разработать гораздо более реалистичную и управляемую схему, на основе которой вы можете разработать окончательную оценку бюджета вашего проекта.
3. Выход. Выходом этого шага становится обновленный и детализированный план проекта, который включает начальное расписание и бюджет проекта. В некоторых случаях расписание и бюджет, которые создаются в результате этого процесса, будут вашими окончательными значениями. В других случаях потребуется дальнейшее уточнение целей.
4. Ключевые точки. Детальный план проекта, его расписание и бюджет должны быть тщательно проанализированы совместно со спонсором проекта в этот момент, чтобы убедиться, что ваши взгляды совпадают со взглядами спонсора. Любые области неясности, разногласий или противоречий должны быть разрешены перед тем, как двигаться дальше. Если в этот момент в плане проекта есть известные проблемы, они будут только нарастать при реализации проекта, поэтому лучше всего их разрешить сейчас. Если происходят какие-то изменения проекта, то план проекта должен быть кратко проанализирован, чтобы убедиться, что другие элементы не испытывают воздействия перемен. Кстати, уясните один факт — спонсор всегда прав и у вас должны быть заранее подготовлены ответы на все возможные вопросы. Захочет он узнать где купить рацию в тюмени, какие новинки беспроводных 3G модемов появились на рыке в последние пару месяцев, или ещё что-нибудь другое — вы должны обладать полной информацией в той сфере, которая может так или иначе интересовать спонсора.
5. Точка принятия решения. Если план проекта одобрен, вы готовы запустить проект к реализации. Если план проекта не одобрен, вам надо пересмотреть план или быть готовым прекратить проект (или временно заморозить его).
6. Следующий шаг. Если у вас есть одобренный детальный план проекта, его расписание и бюджет, то вы готовы начать работу. После того, как проект начался, ваша работа состоит в том, чтобы управлять проектом и вести его к цели, мы еще обсудим эти задачи.
Если вы еще помните наши предыдущие разработки, вы разработали три-пять общих целей или задач для проекта. Вы также определили функциональные и технические спецификации. Если вы не создали спецификации, которые определены, конкретны и измеримы, вам предстоит сделать это перед тем, как вы обратитесь к этой детальной работе планирования. Если у вас есть хорошо определенный проект, то создание структуры схемы работы (WBS — work breakdown structure) создаст вам более ясную и более детальную картину проекта. Если вы еще не создали определенные, конкретные и измеримые требования для вашего проекта, ваша структура схемы работы будет расплывчатой и скорее всего ваш объем работы будет расползаться за обозначенные пределы.